Da HubSpot seine Funktionen und Möglichkeiten kontinuierlich verbessert, um den Bedürfnissen und Anforderungen seiner zahlreichen Kund*innen gerecht zu werden, möchten wir Ihnen an dieser Stelle ein Update zu den neuen Features und Verbesserungen der Plattform von HubSpot im ersten Halbjahr von 2023 geben.
Super Admin & Security
HubSpot setzt momentan sehr stark auf Security-Features, die den Administrator*innen mehr Möglichkeiten geben, einzuschränken, was User sehen und machen dürfen. Vor allem in Unternehmen mit größeren Teams wird die Arbeit der Mitarbeiter*innen vereinfacht, da diese nicht mit Features und Informationen überhäuft werden, die für sie gar nicht relevant sind. Darüber hinaus gibt HubSpot Empfehlungen, wie der Unternehmensaccount noch sicherer gemacht werden kann.
Wir profitieren in der Zusammenarbeit mit unseren Kund*innen sehr von den neuen Möglichkeiten bei den Benutzereinstellungen, denn es erleichtert einerseits das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, die nicht mehr alles selbst customizen müssen, und andererseits die Arbeit der Super Admins, die Einstellungen vorab einfach über Vorlagen vornehmen können.
Die neuesten Updates:
- HubSpot hat ein neues Feature gelauncht, das Security Center! Es bietet einen Überblick, wie sicher der eigene Unternehmens-Account ist und welche Maßnahmen ergriffen werden können, um ihn sicherer zu machen. HubSpot plant, dieses Feature weiter auszubauen und den “Overall-Security-Score” um weitere Kriterien zu ergänzen.
- Um noch mehr Sicherheit zu gewährleisten, hat HubSpot ein Session-Timeout bei einer 24-Stunden-User-Inaktivität eingeführt. Das bedeutet, dass ein erneuter Login notwendig wird, wenn der Benutzer länger als 24 Stunden inaktiv ist.
- Voreinstellungen (Presets) von Benutzereinstellungen sollen dabei helfen, zentralisiert, Benutzer anzulegen und schneller zu konfigurieren. Es können Voreinstellungen für Teams oder Benutzer ausgewählt werden und jetzt auch Benachrichtigungen einheitlich für alle festgelegt werden.
- Auch neu sind die “Default Ansichten”, die Sie für neue Nutzer*innen festlegen können – sprich welche Ansichten in den Objekten standardmäßig angezeigt werden sollen
- Super Admins haben jetzt außerdem die Möglichkeit, das E-Mail Logging durch die Chrome- und Office 365 Extension zentral für alle festzulegen. Sprich, alle Mitarbeiter*innen, die die Extension installiert haben, werden dann die Standardeinstellung haben und können dies auch nicht ändern.
- Auch neu sind die “Default Ansichten”, die Sie für neue Nutzer*innen festlegen können – sprich welche Ansichten in den Objekten standardmäßig angezeigt werden sollen.
- Super Admins haben jetzt außerdem die Möglichkeit, das E-Mail Logging durch die Chrome- und Office 365 Extension zentral für alle festzulegen. Sprich, alle Mitarbeiter*innen, die die Extension installiert haben, werden dann die Standardeinstellung haben und können dies auch nicht ändern.
- Large Exports Warning Notification: Sie können sich ab sofort benachrichtigen lassen, wenn ein großer Export getätigt wurde.
- Benutzerberechtigungen können nun noch granularer konfiguriert werden: Einerseits können Sie einstellen welche Teams Zugang zu den Dokumente-Ordnern haben sollen und andererseits ist es nun auch möglich für jedes einzelne Custom Object die Berechtigungen festzulegen.
Datenmodell
HubSpot hat Anfang des Jahres ein neues Feature veröffentlicht, das zur Übersicht des Datenmodells im System dienen soll: Auf einen Blick werden die Beziehungen zwischen den Objekten und deren Eigenschaften sowie die Anzahl der Datensätze des jeweiligen Objekts dargestellt. Dieses Feature ist besonders hilfreich für Systeme, die schon länger bestehen und gewachsen sind und neu strukturiert werden sollen. Aber natürlich auch für Systeme, die neu aufgebaut werden sollen, ist eine visuelle Darstellung der Datenstruktur hilfreich.
Customization
Im Bereich Customization, gab es auch wieder einige Neuerungen: die Optimierungen von HubSpot helfen, bei der “sauberen” Pflege der Daten-Felder und die Benutzereinstellungen sorgen dafür, dass User*innen nur bearbeiten können, wofür eine Freigabe vorhanden ist.
In der Zusammenarbeit mit unseren Kund*innen weisen wir immer wieder darauf hin, dass mehr Anpassungsmöglichkeiten auch mehr dedizierte HubSpot-Verantwortliche im Unternehmen erfordern, die sich regelmäßig über Updates informieren, das System sauber halten und das Team unterstützen.
Das sind einige der Updates:
- Für effizienteres Arbeiten können jetzt bei den Aufgaben Ansichten erstellt und angepinnt werden.
- Bei den Datumsfeldern kann man ab sofort mehr Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel festzulegen, dass nur ein Werktag oder nur zukünftige Daten ausgewählt werden können.
- HubSpot bietet die Möglichkeit, bedingte Bereiche in der linken Seitenleiste zu erstellen. Jetzt sind bedingte Bereiche auch in Pro-Accounts freigeschaltet.
- Neu ist auch, dass im Formular “Datensatz erstellen” eine bedingte Logik eingerichtet werden kann, so dass bestimmte Felder erscheinen oder erforderlich werden, sobald ein bestimmter Eigenschaftswert ausgewählt wird. Beispiel: es kann festgelegt werden, welche Eigenschaften bei der Erstellung neuer Deals angezeigt werden, je nachdem, zu welcher Pipeline ein Deal hinzugefügt wird.
Import
- Import Validierung: Es werden nun die ersten 100 Zeilen des Import-Files gecheckt, ob direkt Fehler eruiert werden können.
- Es ist jetzt auch möglich, bei einem Import festzulegen, ob Daten erstellt und/oder nur upgedatet werden sollen. Außerdem kann man auch individuelle Unique-Identifier-Felder festlegen und diese dann beim Import für Updates nutzen.
- Falls Sie einen Import wiederholen möchten, aber nicht nochmal alles durchklicken wollen, können Sie auch die Option “Import wiederholen” nutzen und überspringen so einige Schritte und sparen Ihre wertvolle Zeit für anderes.
Workflows
- Workflows at risk gibt eine verbesserte Übersicht zu (möglichen) Fehlern im Workflow.
- Für Aufgaben in Workflows kann das Fälligkeitsdatum und das Erinnerungsdatum nun so eingestellt werden, dass nur Werktage berücksichtigt werden.
Sie wollen immer am laufenden bleiben?
- Wählen Sie bei Ihrem Account Dropdown (rechts oben), “Produkt Updates” aus. Dort finden Sie alle aktuellen Updates.
- Hier finden Sie das aktuelle Hubspot Product Spotlight.
Bis zum nächsten Update – Eure Growth Ninjas!
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