Digitale Transformation wird oft mit Digitalisierung gleichgesetzt – also dem Umwandeln von analogen Informationen und Formaten in eine digitale Form. Aber digitale Transformation stellt Unternehmen vor weitere Herausforderungen als nur der “reinen” Digitalisierung.
Während Digitalisierung einfach bedeutet, analoge Inhalte zu digitalisieren, beleuchtet die digitale Transformation weitere Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Gehen Unternehmen diesen Veränderungsprozess, so ergeben sich oft Wettbewerbsvorteile oder neue, innovative Geschäftsfelder. Dies kann auch zu Änderungen der Tätigkeitsbereiche von Mitarbeitern führen bis hin zu einer Transformation des gesamten Unternehmens.
Was ist Digitalisierung?
Inhalte wie Texte, Rechnungen oder Bilder werden digitalisiert, um auf PCs gespeichert, verarbeitet und geteilt werden zu können. Weiters können Inhalte von Formularen oder anderen Dokumenten auch über Bilderkennungsprogramme auf den PC übernommen werden.
Bei der Digitalisierung wird auch oft von Automatisierung gesprochen. Das bedeutet, dass hierbei nicht nur Inhalte digitalisiert werden, sondern es werden Technologien wie Roboter oder KI eingesetzt, um Prozesse oder Arbeitsweisen in digitale Formate zu bringen.
Automatisierung führt zur Effizienzsteigerung und reduziert die Fehleranfälligkeit.
Was ist digitale Transformation?
Die digitale Transformation endet nicht damit, dass Prozesse oder Inhalte mit neuer Technik digitalisiert oder automatisiert werden.
Es werden für neue oder alte Herausforderungen oder Kundenerwartungen digitale Lösungen gesucht. Sprich, es muss zuerst beleuchtet werden, ob ein Prozess im Unternehmen in seiner aktuellen, analogen Form wirklich noch sinnvoll ist oder durch Digitalisierung verändert und vielleicht auch vereinfacht werden kann.
Unter digitaler Transformation versteht man also das Lösen von Problemen mit neuen technischen Methoden für mehr Transparenz, mehr Effizienz, bessere Ressourcennutzung und schließlich weniger Kosten.
Digitalisierung vs. digitale Transformation – die wichtigsten Fakten
Digitalisieren von Inhalten
digitale Transformation als Veränderungsprozess
neue Technologien und Vernetzung
Unternehmensstrukturen digitalisieren
Die Bedeutung digitaler Transformation im Business
Unternehmen greifen immer mehr den Wandel hin zu mehr Digitalisierung auf, um auch den Kundenerwartungen gerecht zu werden und Kundeninteraktionen auf modernem Weg zu gestalten. Das heißt, dass nicht nur Inhalte, sondern auch Arbeitsabläufe und Unternehmensstrukturen digitalisiert werden.
Dadurch wird ersichtlich, dass bisherige Geschäftsmodelle eventuell nicht mehr funktionieren oder in ihrer Form nicht mehr sinnvoll sind und es bedarf Veränderungsprozesse.
Digitale Transformation beginnt bei der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, erfordert die teilweise oder auch vollständige Anpassung von Geschäftsmodellen und führt zu einer Änderung der Unternehmenskultur. Die digitale Transformation betrifft damit das gesamte Unternehmen, die komplette Customer Journey und erfordert ein grundlegendes Umdenken im Hinblick auf Kundenerlebnisse und Nutzer*innenverhalten.
Digitale Transformation in der Umsetzung
Bestandsaufnahme der internen Prozesse
Für eine erfolgreiche digitale Transformation werden idealerweise sämtliche unternehmensinternen Prozesse auf den Prüfstein gestellt. Dabei werden Kundenerwartungen an das Unternehmen beleuchtet, Zugänge der Kund*innen zum Unternehmen untersucht, unternehmensinterne Arbeitsschritte für den Umgang mit Nachfragen und Kundeninteraktionen bis zum Abschluss von Kundenprozessen genauer unter die Lupe genommen.
Prozessanlayse & Prozessdokumentation
Eine genaue Prozessanalyse und damit Prozessdokumentation gibt Aufschluss darüber, welche Prozesse oder Arbeitsschritte relevant, geeignet und sinnvoll sind, digitalisiert und automatisiert zu werden. Nicht immer macht es Sinn, alle Schritte in einem Prozess zu 100% zu digitalisieren, wenn z.B. Teilprozesse zu komplex sind oder menschliche Arbeitsschritte notwendig sind.
Digitalisierung von Prozessen
Standardisierte, immer gleiche Vorgänge wie Kommunikation und Informationsverarbeitung, bei denen kein menschliches Zutun notwendig ist, sollten digitalisiert werden. Das setzt wertvolle Personalressourcen für höherwertige Aufgaben im Unternehmen frei. Besonders zu Zeiten von Fachkräftemangel sind gewonnene Personalressourcen wichtig.
Durch Digitalisieren und Automatisieren der Informationserfassung und -verarbeitung können Geschäftsprozesse deutlich verkürzt, beschleunigt und kostengünstiger abgewickelt werden.
Eliminierung von Systembrüchen und Medienbrüchen
Wesentlich beim Einführen von digitalen Strategien ist das Eliminieren von Systembrüchen und Medienbrüchen. Sogenannte unstrukturierte Daten die z.B. früher per E-Mail, Formular, Eintippen durch Mitarbeiter*innen in den PC oder in Papierform geliefert wurden, werden durch Lösungen wie Online-Formulare in eine digitale und damit strukturierte Form gebracht und können sofort unternehmensintern weiterverarbeitet werden.
Systeme und Prozesse werden über APIs (Application Programming Interface) verbunden, um miteinander kommunizieren zu können und automatisiert Arbeitsschritte durchzuführen. Für den Fall, dass Systeme nicht ausreichend über APIs angesprochen werden können, werden Alternativlösungen wie RPAs (Robotic Processe Automatiziation) eingesetzt – kurz “Roboter”–-, die menschliches Bildschirmverhalten simulieren.
Mehrwerte der Digitalen Transformation
Digitalisieren von Inhalten
Ausgleich von Fachkräftemangel
Erhöhung des Self-Service von Kund*innen
Digitalisierung repetetiver Arbeitsschritte
Zeiteffiziente Prozesse
Hohe Fehlervermeidung
Hohe Datenqualität/-verarbeitung durch strukturierte Daten
Reduktion von Durchlaufzeiten
Fazit: Am Beginn einer digitalen Transformation steht immer zuerst die Analyse der eigenen Geschäftsprozesse. Diese beginnt mit der Frage nach dem Kundenwunsch und endet bei der After-Sales-Betreuung. Und weil es oft schwierig ist, über den eigenen Tellerrand zu blicken, begleiten die Ninjas mit ihrer Sicht von außen.
Falls Sie Unterstützung bei der digitalen Transformation Ihrer Unternehmensprozesse benötigen, beraten wir Sie gerne und helfen Ihnen, Ihre Prozesse bestmöglich zu optimieren.
Bis zum nächsten Update – Eure Growth Ninjas,
Adrienne, David, Hermann, Johannes, Katharina B., Stefan K. & Stefan G.
